Peppol, une nouvelle norme: la législation à partir de 2026

À partir du 1er janvier 2026, la manière dont les entreprises belges échangent leurs factures changera radicalement. Les factures papier et les PDF disparaîtront du trafic B2B. Elles seront remplacées par la facture électronique structurée, obligatoirement envoyée via le réseau Peppol. Selon Bart Van Coile, président de l'Institute for Taks Advisors & Accountans (ITAA), il ne s'agit pas seulement d'une adaptation technique: "Ce qui était un choix devient une obligation. Les entrepreneurs ne peuvent pas se permettre d'attendre 2026. Et ceux qui ne participent pas risquent non seulement des sanctions, mais aussi la perte du droit à la déduction de la TVA."

Un PDF reçu par mail peut sembler numérique, mais il ne s'agit pas d'une facture électronique au sens juridique du terme. "Une facture électronique structurée est un document créé, envoyé et reçu dans un format lisible par une machine au moyen d'un logiciel de comptabilité."

La Belgique opte pour l'UBL 2.4, entièrement conforme à la norme européenne EN 16931. Toutes les données essentielles, du numéro de TVA à la date d'échéance, y sont définies de manière uniforme. Le réseau Peppol assure l'échange sécurisé et cohérent de ces factures. Par l'intermédiaire d'un point d'accès, les factures circulent quel que soit le logiciel comptable utilisé. "Peppol n'est pas une plateforme, mais un réseau. La clé pour les entrepreneurs consiste à choisir le bon partenaire logiciel ou le bon point d'accès", a déclaré M. Van Coile.

Un calendrier serré

1er janvier 2026 - Début en Belgique: toutes les entreprises assujetties à la TVA qui font du commerce interentreprises doivent utiliser les factures électroniques via Peppol. Les fichiers PDF et les factures papier peuvent tout au plus servir de copies, mais ne sont pas juridiquement valables.
2026-2027 - Période de transition avec incitations fiscales.
1er janvier 2028 - La déclaration électronique en temps réel est envisagée, mais n'est pas encore finalisée.
1er juillet 2030 - Début prévu de l'obligation à l'échelle de l'UE dans le cadre de ViDA (TVA à l'ère numérique). Les livraisons et les prestations de services intra-UE doivent également faire l'objet de factures électroniques structurées.
2035 - Harmonisation: tous les systèmes nationaux s'alignent sur la norme européenne.
Selon M. Van Coile, ce calendrier serré est nécessaire: "La mise en œuvre de nouveaux logiciels, la formation des employés, l'adhésion des fournisseurs: tout cela prend du temps. Celui qui attend le dernier moment est en retard sur son temps."

Qui doit participer?

Les règles s'appliquent à la quasi-totalité des assujettis belges à la TVA. "Il y a quelques exceptions. Les secteurs couverts par l'article 44 du code de la TVA, tels que les soins de santé, l'enseignement et la culture, sont exemptés. Il en va de même pour les contribuables forfaitaires pour le moment, bien que ce régime disparaisse au plus tard en 2028. Enfin, les entreprises en faillite sont bien entendu exclues du régime. Mais même celles qui ne sont pas obligées d'émettre elles-mêmes des factures électroniques devraient pouvoir les recevoir. "Un chef d'entreprise ne peut donc pas simplement refuser une facture Peppol", précise-t-il.

Le gouvernement impose la norme, mais ne construit pas lui-même la plateforme B2B. "Les entreprises doivent choisir elles-mêmes un partenaire logiciel ou un point d'accès. Toutefois, des outils existent. Il y a par exemple le portail Mercurius pour les factures destinées à l'administration et la plateforme Hermes qui convertit les PDF en factures structurées pour les fournisseurs qui ne sont pas encore prêts pour Peppol."

"En outre, le gouvernement prévoit des mesures de soutien fiscal. "Les PME et les indépendants bénéficient d'une déduction de 120% pour les frais de logiciels et de conseil liés à la facturation électronique au cours de la période 2024-2027. Et à partir de 2025, il y a une déduction de 20% pour les investissements dans les solutions numériques de facturation, de gestion de la relation client, de commerce électronique et de cybersécurité."

Un levier, pas un fardeau

Pour de nombreux entrepreneurs, la nouvelle obligation ressemble à une charge administrative. M. Van Coile voit les choses différemment: "La facturation électronique n'est pas le point final de la numérisation, mais un levier. Elle ouvre la voie à une comptabilité en temps réel, à une meilleure analyse des données et à une collaboration plus efficace tout au long de la chaîne."

Le rôle des comptables évolue également. "L'époque où un entrepreneur se rendait chez son comptable avec une boîte à chaussures remplie de factures est révolue. Avec la facturation électronique, nous ne devenons plus des importateurs de données, mais des conseillers qui aident les entrepreneurs à vraiment comprendre leurs chiffres."

Ceux qui tardent à passer à l'acte prennent de gros risques: "Plus de déduction de la TVA, des amendes pouvant aller jusqu'à 5 000 euros et même des problèmes de paiement parce que les clients refusent les factures qui ne passent pas par Peppol."

La nouvelle législation sur la facturation électronique n'est pas une note de bas de page technique, mais une modernisation fondamentale de l'administration. Les détaillants, les PME et les indépendants sont confrontés à une obligation, mais aussi à une opportunité. Ceux qui passeront rapidement à la facturation électronique gagneront rapidement du temps, de l'argent et de la tranquillité d'esprit. Comme le résume Bart Van Coile: "La facture numérique n'est plus une perspective lointaine, mais une réalité quotidienne. Ceux qui sont préparés gagnent du temps, de l'argent ET de la tranquillité d'esprit."

Sources
UNIZO – De 6 W’s van e-facturatie (2024), unizo.be
ITAA-zine 04/2024 (mei) – “Vanaf 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht”
Texte informatif SPF Finances - Se préparer à la facturation électronique obligatoire (efactuur.belgium.be)